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淺談采購需求代理改進(jìn)方向

2026年03月04日 09:31 來源：中國政府采購報 【打印】

　　 ■ 莫國華

　　合理的采購需求是采購活動的“指南針”，能確保最終采購的產(chǎn)品、服務(wù)與采購人實際需求高度匹配，避免“買非所用”。同時，合規(guī)、完整的采購需求可減少采購文件反復(fù)修改，降低供應(yīng)商質(zhì)疑投訴率，提升采購效率，有效規(guī)避“暗箱操作”“圍標(biāo)串標(biāo)”等廉政風(fēng)險，避免出現(xiàn)因需求不合規(guī)導(dǎo)致采購活動無效的情形。
　　需求代理主要內(nèi)容
　　一是精準(zhǔn)對接采購人。通過面談、問卷等形式，全面收集項目背景、功能目標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、預(yù)算金額、交付周期等核心信息，明確采購人的實質(zhì)性需求。
　　二是嚴(yán)格合規(guī)審查。對照《中華人民共和國政府采購法》及其實施條例，以及相關(guān)政府采購法律法規(guī)、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，審查采購需求是否存在歧視性、排他性條款，確保采購需求符合公平競爭和合規(guī)要求。
　　三是開展市場調(diào)研。通過查閱采購項目相關(guān)行業(yè)報告、走訪供應(yīng)商、分析同類項目采購數(shù)據(jù)等，了解市場供給情況、產(chǎn)品技術(shù)水平、價格區(qū)間，避免需求與市場實際脫節(jié)。
　　四是組織多方論證。針對復(fù)雜采購項目（如大型設(shè)備采購、信息化系統(tǒng)建設(shè)），可邀請行業(yè)專家、技術(shù)人員、法律人士等組成論證小組，對需求的合理性、可行性、完整性進(jìn)行評審，優(yōu)化需求條款。
　　五是進(jìn)行項目現(xiàn)場調(diào)研。針對設(shè)備安裝環(huán)境（如空間尺寸、承重條件）、物業(yè)項目服務(wù)范圍（如管理區(qū)域、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)）等特殊場景，組織專業(yè)團隊開展實地踏勘、數(shù)據(jù)測量與需求訪談，精準(zhǔn)梳理并明確量化需求標(biāo)準(zhǔn)，為后續(xù)采購方案制定、供應(yīng)商篩選及采購目標(biāo)的順利實現(xiàn)奠定堅實基礎(chǔ)。
　　如某項目總預(yù)算超1800萬元，有33類專業(yè)設(shè)備，代理機構(gòu)核心目標(biāo)是幫助采購人規(guī)范采購流程、降低風(fēng)險并提高效率。項目初期，面臨的主要挑戰(zhàn)是采購需求復(fù)雜，涉及多種極其專業(yè)的設(shè)備和技術(shù)服務(wù)，同時對合規(guī)性要求極高。
　　為確保采購過程順利進(jìn)行，代理機構(gòu)項目組分3個階段推進(jìn)工作。
　　在需求調(diào)研階段，項目組按過往梳理的采購咨詢業(yè)務(wù)流程實施咨詢項目，向不少于3家市場主體發(fā)出采購需求調(diào)查問卷、組織專家論證以及查詢行業(yè)發(fā)展報告等方式對項目采購需求進(jìn)行調(diào)查及分析。在風(fēng)險控制階段，采用了自主研發(fā)的采購咨詢智能化咨詢平臺，自動篩查需求中的歧視性條款、評估潛在風(fēng)險，并比對市場價格，確保需求的合規(guī)性和合理性。在成果交付階段，結(jié)合調(diào)查數(shù)據(jù)、專家意見，形成《采購需求審核表》提交采購人確認(rèn)，再利用集團模塊化報告模板快速編制咨詢成果，形成完整檔案。
　　該項目達(dá)到了很好的效果，一方面，標(biāo)準(zhǔn)化問卷和審核表讓需求收集與審核可量化、可追溯，避免了人為遺漏；另一方面，專家論證與智能分析的“雙重校驗”，提前識別并修正了多項潛在風(fēng)險，比如技術(shù)參數(shù)不明確、資質(zhì)要求過高等問題。最終，不僅縮短了項目采購周期，而且還幫采購人做到了“專業(yè)賦能+風(fēng)險前置”：降低了質(zhì)疑投訴概率、節(jié)約了采購資金、縮短了采購時間，實現(xiàn)了“零質(zhì)疑投訴”，節(jié)資率超過9%。
　　采購人核心需求
　　——合規(guī)性指導(dǎo)需求。多數(shù)采購人對政府采購政策法規(guī)不熟悉，過往采購項目遇到質(zhì)疑投訴影響項目采購，需咨詢服務(wù)機構(gòu)協(xié)助審核需求，確保采購需求不違反公平競爭原則，規(guī)避采購項目合規(guī)性風(fēng)險。
　　——市場信息支持需求。采購人缺乏對市場產(chǎn)品/服務(wù)的了解，過往采購項目中標(biāo)（成交）價格相差很大，希望咨詢服務(wù)機構(gòu)提供市場供需、技術(shù)趨勢、價格水平、備品備件等信息，避免需求與市場脫節(jié)影響采購績效。
　　——需求梳理與優(yōu)化。采購人常因?qū)I(yè)種類多人手不夠等原因難以清晰、專業(yè)地表述需求（如技術(shù)指標(biāo)模糊、功能目標(biāo)不明確），導(dǎo)致項目遲遲不能推進(jìn)，需咨詢服務(wù)機構(gòu)幫助梳理、細(xì)化需求，使采購需求明確、完整、合規(guī)，順利推進(jìn)采購項目實現(xiàn)采購目標(biāo)。
　　——風(fēng)險預(yù)警需求。采購人擔(dān)心因采購需求不合理導(dǎo)致后續(xù)履約糾紛、資金浪費等問題，需要咨詢服務(wù)機構(gòu)提前識別需求中的潛在風(fēng)險（如參數(shù)設(shè)置過高、交付周期不合理）并給出解決方案。
　　——流程規(guī)范性需求。部分采購人因接觸項目采購時間不長，對采購項目的流程不熟悉，無法順利推進(jìn)項目采購，希望通過咨詢服務(wù)機構(gòu)專業(yè)的服務(wù)，協(xié)助指導(dǎo)其完成項目采購。
　　——項目緊急，支付壓力大。部分采購項目從項目申報到款項支付往往在半年甚至一年內(nèi)完成，為完成項目采購目標(biāo)，需要咨詢服務(wù)機構(gòu)全過程咨詢，全流程把控，有效縮短采購時間，完成項目采購目標(biāo)。
　　采購需求代理改進(jìn)方向
　　在實際采購業(yè)務(wù)工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，不少采購人對采購需求管理的重要性認(rèn)知存在明顯偏差。他們往往缺乏主動梳理需求、明確技術(shù)參數(shù)與功能標(biāo)準(zhǔn)的意識，忽視了自身作為需求提出主體的責(zé)任，導(dǎo)致前期需求溝通時信息傳遞不充分、關(guān)鍵訴求模糊。
　　部分代理機構(gòu)的不專業(yè)操作進(jìn)一步加劇了這一問題。一些機構(gòu)為追求效率、應(yīng)付采購計劃申報，并未真正履行“需求挖掘與引導(dǎo)”的職責(zé)。有的直接從過往項目的需求調(diào)研報告中照抄內(nèi)容，完全不結(jié)合當(dāng)前采購項目的實際場景、預(yù)算規(guī)模、功能需求進(jìn)行調(diào)整；有的甚至省略了與采購人的深度溝通環(huán)節(jié)，僅憑簡單的項目名稱就編制出需求文件。這種“應(yīng)付式”的需求編制，看似快速完成了申報流程，實則讓采購需求與實際項目嚴(yán)重脫節(jié)——輕則導(dǎo)致采購過程中供應(yīng)商響應(yīng)偏離預(yù)期，重則引發(fā)項目質(zhì)疑、投訴，甚至出現(xiàn)采購失敗、合同履約階段的糾紛。筆者曾接觸過一個教育設(shè)備采購項目，某代理機構(gòu)在幫采購人進(jìn)行需求調(diào)研時照抄了醫(yī)療設(shè)備項目的部分技術(shù)參數(shù)，導(dǎo)致中標(biāo)供應(yīng)商提供的設(shè)備無法適配學(xué)校的教學(xué)系統(tǒng)，采購人也因此承擔(dān)了時間與經(jīng)濟成本的雙重?fù)p失，直到問題爆發(fā)才追悔莫及。
　　面對這種情況，筆者認(rèn)為，代理機構(gòu)不能只做“流程執(zhí)行者”，更應(yīng)主動承擔(dān)“需求管理者與專業(yè)引導(dǎo)者”的角色。首先，要通過案例分享、政策解讀等方式，幫助采購人認(rèn)識到采購需求是整個采購鏈條的“源頭”，需求的科學(xué)性直接決定后續(xù)采購效率與項目效果。其次，對于自身而言，要建立嚴(yán)格的需求編制規(guī)范，杜絕“照抄照搬”，必須結(jié)合項目類型組建專業(yè)團隊，通過現(xiàn)場調(diào)研、多輪溝通、需求評審等環(huán)節(jié)，確保需求文件與項目實際高度匹配。最后，還應(yīng)推動建立“需求復(fù)盤機制”，對過往因需求問題導(dǎo)致風(fēng)險的項目進(jìn)行總結(jié)，形成經(jīng)驗庫，避免同類問題重復(fù)發(fā)生。只有代理機構(gòu)先做到專業(yè)、負(fù)責(zé)，同時引導(dǎo)采購人重視需求管理，才能從根本上減少“需求脫節(jié)”帶來的風(fēng)險，推動采購需求管理走向更科學(xué)、更高效的專業(yè)化路徑。
　　此外，筆者認(rèn)為，還需要強化AI信息化工具應(yīng)用。搭建政府采購咨詢智能化（AI）咨詢平臺（整合歷史項目、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商信息），利用咨詢平臺AI輔助分析工具，自動篩查采購需求中的歧視性條款、采購需求潛在風(fēng)險，并比對市場價格，提升需求分析的效率和準(zhǔn)確性。對于涉及多部門的采購項目，推動建立跨部門需求協(xié)商小組，由咨詢服務(wù)機構(gòu)牽頭協(xié)調(diào)，確保需求兼顧各部門訴求，減少后續(xù)分歧。
　　（作者單位：云之龍咨詢集團）